För ett halvår sen drygt höll jag en föreläsning om konsten att framträda tillsammans med min bror Jakob Rubenson, som arbetar som eventproducent mm i egna företaget Informationdesign. Föreläsningen finns i sin helhet på videosidan. Här tänkte jag ägna mig åt hur den blev till.
Att göra ett framträdande som handlar om att framträda är en alldeles särskild utmaning, eftersom man vet att de som lyssnar kommer att vara mer koncentrerade på att se hur man gör och om man lever som man lär, än på vad man faktiskt har att säga. Det var alltså med en viss anspänning vi förberedde detta seminarium. Vi har en gemensam metod för den här sortens arbete som jag tror mycket på. Den fungerar för att planera lektioner, förbereda framträdanden, planera event och mycket mycket annat.
Den består av fem frågor som man ska besvara i en viss ordning: Vad är syftet? Vilka möter jag? Vad kan innehållet vara? Vad är huvudpoängen? Hur ska jag framträda? Jag kom på att sättet som jag och min bror angrep just det här problemet kan tjäna som en bra illustration av hur jag menar att man ska använda dem.
foto: Alfred Gunnarsson
Vad är syftet
När du ställer sig framför en grupp har du alltid ett uppdrag. Antingen har någon anlitat dig för ett bestämt syfte eller så har du själv bjudit in och i denna inbjudan uttalat varför man ska komma och lyssna. I inbjudan till vårt seminarium Varför inte vara bra - ett seminarium om att framträda hade vi skrivit:
Du har satsat tid, pengar och engagemang på att få till ett möte. Det kanske är en säljpresentation. Du kanske står i er egen mässmonter. Eller så har du fått plats på scen vid ett branschevent. Det är nästan alltid en stor investering att få till mötet. Och inte bara av dig. De som du talar till har också investerat tid och kanske pengar för att lyssna.
Vad gör du av den här möjligheten? Gör du det bästa du kan? Är du bra?
Vi är säkra på att du med små medel kan bli bättre. Bättre än du brukar vara, men framförallt bättre än de flesta andra som talar någonstans i världen inför sina kunder just nu.
Syftet med vår föreläsning var alltså att leva upp till denna utmaning. Vår publik förväntade sig praktiskt användbara tips för att bättre ta till vara på chansen det är att få stå framför en publik.
Detta är en utmaning vi inte kunde gömma oss från. Om vi inte gjorde vårt yttersta för att leva upp till den programförklaringen så skulle vi inte infria publikens förväntningar. Det innebär att vi mycket noggranna i vår förberedelse med att fundera ut sätt att få med praktiskt användbara tips. Vi gjorde en gimmick av det med ett blädderblock, där den av oss som inte talade under föreläsningens gång samlade in de fem viktigaste tipsen. Dessa tipsen använde vi i slutet till vår sammanfattning.
Vilka möter jag
Att veta vem man pratar med är grundläggande i all kommunikation. Vi kan inte uttrycka oss likadant oavsett vilka som är vår på publik. I det här fallet skulle vi tala inför ett nätverk av marknadsförare i Göteborg. Detta satte ramen för föredraget. Det berättade för oss hur mycket förkunskaper om kommunikation, om verktyg, om retorik etc som vi kunde förvänta oss. Det säger också något om vad som är vardagsmat som skulle tråka ut publiken och vad som är nytt och spännande för den. Det ger oss en chans att gissa vad som kan skaka om dem eller göra dem extra nyfikna. När vi senare funderar över vad vi ska ha med i vårt föredrag kommer vi gång på gång tillbaka till om det passar just den här publiken.
Vad kan innehållet vara
Först när vi kände att vi visste vilka vi skulle tala till och vad syftet var började vi fundera över innehållet. Det vi började med då var en bruttolista, dvs vi skrev ner allt som någon av oss kan och skulle kunna prata om som har med ämnet att göra. Korta associativa stolpar samlades huller om buller i ett dokument, saker som ”PowerPoint-döden”, ”Gunde Svans välkommen”, ”retorikens grundstenar” osv.
Detta blev basen för vår diskussion om vad vi kunde säga, visa eller göra under vårt framträdande. Bruttolistan ska vara ocensurerad. Först när vi tyckte oss ha fått med det mesta på den började vi fråga oss vad på listan som passade för marknadsförare i Göteborg och vad som kunde hjälpa dem att bli bättre på att framträda.
@widham om att vara bra
Vad är huvudpoängen
När vi hade skaffat oss ett bra grepp om vad vi skulle kunna ha med i vår föreläsning satte vi oss ner och funderade över vad vårt budskap skulle vara. Detta är enligt min mening den viktigaste frågan vi har att ställa oss under förberedelserna. Helst ska man bara ha ett budskap annars förvirrar man folk. Vill man att de ska fatta poängen är det bäst att bara göra en poäng.
Efter moget övervägande kom vi fram till att vi i detta fall kunde ha en varsin huvudpoäng, eftersom vi stod inför publiken med utgångspunkt i två yrkesroller och som representanter för två olika verksamheter var det logiskt att Jakob kommit dit för att säga en sak som han tyckte var viktig och jag en annan. Våra två teser blev ”Förberedelser börjar med varför… och slutar med att minimera fel.” Jakob ville att publiken skulle komma ihåg att den viktigaste frågan man behöver svara på när man förbereder ett framträdande är varför man framträder, vad syftet är. Jag ville att de skulle komma ihåg att den viktigaste aspekten när man planerar användandet av teknik vid ett framträdande är att det inte ska bli fel.
Båda dessa teser hade en stark koppling till syftet med vårt föredrag. Vi var båda övertygade om att vi med dessa angrep två vanliga orsaker till att föredrag inte är bättre än vad de är. De i publiken som var där för att få en snabb genväg till att bli bättre borde enligt vår erfarenhet kunna lyfta sig ett snäpp bara genom att göra dessa två saker innan sitt nästa framträdande.
Dessa huvudpoänger blev sedan våra vägledare när vi planerade vad vi skulle säga. Vi funderade över vad vi behövde ha sagt innan vi sa vår huvudpoäng för att den skulle bli begriplig och gå hem. Vi funderade över vad vi skulle spara till efter för att ge argument och bevis för att vi hade rätt. Med hjälp av detta sorterade vi materialet i en lämplig ordning innan vi skrev vårt manus.
Hur ska jag framträda
När manuset var i stort sett färdigt började vi fundera på hur vi skulle framträda. Skulle vi använda några hjälpmedel? Vi bestämde oss för att i första hand arbeta med att vi var två – små dialoger och reaktioner på varandra kunde tjäna som illustrationer och förstärkningar. Vi valde att bara använda bilder på de ställen de absolut behövdes. Dessutom ville vi genomföra vår idé med att samla tips i ett blädderblock.
Vi diskuterade också hur vi skulle dela tiden på scen. Hur ofta skulle vi falla varandra i talet? Hur länge skulle vi kunna tala en och en utan att det blev stelt? Vad skulle den som inte talade göra under tiden? Vi planerade ett antal överlämningar mellan oss i detalj, men bestämde också att vi skulle kunna avbryta varandra för att få det att kännas spontant. Vi bestämde t ex att vi skulle använda varandra som exempel. Om någon av oss gjorde fel skulle den andre fästa uppmärksamheten på detta som ett exempel på hur man inte gör.
Förberedelser är den viktigaste uppgiften när man utbildar
Jag håller en del utbildningar i olika ämnen – marknadsföring, projektledning, presentationsteknik t ex. Jag har varit lärare till och från sedan sent 80-tal. Jag började redan som nittonåring genom att vikariera på min gamla högstadieskola medan jag funderade på vad jag skulle bli när jag blir stor. För varje utbildningsuppdrag jag genomför blir jag mer och mer övertygad om att den viktigaste delen av undervisningsuppdraget sker utanför klassrummet. Det är när jag förbereder mina lektioner och föreläsningar som det avgörs om det kommer att bli meningsfullt för studenterna.
Social talang och förmågan att uppträda kan ta en till att bli en populär figur bland studenterna. Men vill man sätta avtryck, då måste man ha gjort läxan. Tack och lov är verktygen för att förbereda ett bra undervisningstillfälle samma metoder som jag använder i resten av mitt yrkesliv. Det handlar om retorik och om att kunna analysera vilken kommunikation som fungerar.