Kommunikation uppfattas av de flesta som viktigt fast svårt. Alla företag och organisationer behöver kommunicera effektivt och med bästa möjliga resultat – hela tiden. Oavsett roll i verksamheten är kommunikation en av arbetsuppgifterna.
Mycket av den energi som läggs på detta arbete är missriktad. Antingen leder den inte i rätt riktning eller så försvinner den i tomma intet. Timmar läggs ner på powerpointbildspel eller hemsidor ibland utan att man tänkt efter vad man egentligen vill ha sagt och till vem.
Men egentligen är kommunikation inte så svårt: någon vill säga något till någon och uppnå en effekt med det. Vi lyckas varje dag med komplicerade kommunikationsuppgifter i samvaron med familj, vänner och kollegor. Hemligheten är att vi funderar mindre på verktygen och formerna i vardagligt tal.
Jag utgår därför alltid från uppgiften som ska lösas. De gånger vi struntar i alla tumregler, ramar och andra låsningar och bara koncentrerar oss på hur vi kan uppnå det vi vill. Då, blir det bäst!
Behov, Innehåll, Form
Men helt intuitivt och improviserat går det inte att jobba. Det måste finnas metod i vansinnet. Jag tror därför på att göra en grundläggande analys innan jag börjar jobba. En analys som delar upp vilken kommunikationsakt som helst i tre olika beslutslager:
Behov - mål, målgrupp och budskap.
Innehåll - urval, fakta, exempel, bevis och liknande.
Form - språkdräkt, illustrationer, val av format och kommunikationsmetod.
Att kommunicera målinriktat bygger på att man låter formen avgöras av innehållet och behoven. Och att man väljer sitt innehåll med utgångspunkt från sina behov.
En följd av detta är att man alltid borde sätta upp mål och analysera sin målgrupp först.
Nu fungerar det sällan så i verkligheten. Ofta har du själv eller någon annan redan avgränsat uppgiften. Det finns redan fattade beslut om formen eller om innehållet eller båda.
Därför är i realiteten den bästa metoden för en målstyrd kommunikation cyklisk. Om det redan finns formbeslut går du vidare till att fundera över dina mål, din publik och lämpliga budskap grundat på dessa. För att sedan leta efter lämpligt innehåll innan du kommer tillbaka till formen och ser om den behöver förändras. Om du inte är nöjd går du varvet runt en eller flera gånger till. Tills tiden, pengarna eller tålamodet tryter.